香港外貿公司零報稅需要準備的資料主要包括以下幾項，確保公司在申報時符合稅務局的要求，避免因資料不全而被要求補交或產生稅務問題。

首先，公司注冊文件是必須準備的基礎資料。包括公司注冊證書、商業(yè)登記證、公司章程、公司秘書信息以及董事和股東的資料等。這些文件可以證明公司的合法性和運營情況，是稅務部門審核的重要依據(jù)。

其次，銀行對賬單也是必備資料之一。公司需要提供最近幾個月的銀行賬戶交易記錄，以證明公司是否有實際經營行為。即使公司沒有發(fā)生任何交易，也需要提供銀行出具的對賬單，以說明賬戶狀態(tài)。對于零報稅公司而言，銀行對賬單能夠幫助稅務局確認公司是否真的處于無業(yè)務狀態(tài)。

第三，公司財務報表也是關鍵材料。雖然公司沒有盈利，但仍然需要提交財務報表，包括資產負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表。這些報表應由專業(yè)會計師編制，并附上審計意見（如適用）。財務報表能夠反映公司的真實財務狀況，幫助稅務局判斷公司是否符合零報稅的條件。

第四，公司與客戶之間的往來函件和合同也是必要的。即使公司沒有實際收入，也應保留所有與客戶之間的溝通記錄，如電子郵件、信函、合同、發(fā)票等。這些資料可以作為公司未開展業(yè)務的證據(jù)，防止稅務局懷疑公司存在隱藏收入或逃稅行為。

第五，公司是否有員工及相關的薪酬記錄也需要準備。如果公司有雇員，需要提供員工的雇傭合同、工資單、社保繳納記錄等。如果公司沒有員工，也需要說明這一點，并提供相關證明，如公司內部文件或聲明。

第六，公司是否有固定資產或無形資產也需要進行說明。例如，公司是否購買了設備、辦公用品或其他資產，這些都需要在財務報表中體現(xiàn)。如果沒有資產，則需提供相應證明，以表明公司確實沒有經濟活動。

第七，公司是否有海外業(yè)務或投資也需要進行說明。如果公司有海外子公司或投資，需要提供相關資料，如海外公司的注冊文件、投資協(xié)議、資金流向記錄等。這有助于稅務局了解公司的整體經營情況，判斷是否存在隱匿收入的可能。

第八，公司是否參與任何形式的跨境交易也需要提供資料。例如，是否有進出口業(yè)務、跨境電商活動等。即便沒有實際收入，也需要說明公司是否涉及此類業(yè)務，并提供相關證明，如海關報關單、物流單據(jù)等。

第九，公司是否有其他形式的收入來源，如租金、利息、投資收益等，也需要進行披露。即使公司沒有主營業(yè)務收入，也應如實申報所有可能的收入來源，以避免被認定為逃稅行為。

第十，公司是否有任何未結清的債務或應付賬款也需要提供相關信息。例如，公司是否有未支付的供應商款項、貸款利息等。這些信息可以幫助稅務局評估公司的財務狀況，判斷其是否具備零報稅的資格。

公司還需要準備一份正式的零報稅聲明，由公司負責人簽署并加蓋公司印章。該聲明應明確說明公司過去一年內沒有發(fā)生任何經營活動，也沒有任何收入來源，并承諾所提供的資料真實有效。

最后，公司應確保所有資料的完整性和準確性。如果資料缺失或存在錯誤，稅務局可能會要求公司重新提交或進行調查，導致不必要的麻煩和時間成本。

綜上所述，香港外貿公司在申請零報稅時需要準備的資料包括公司注冊文件、銀行對賬單、財務報表、往來函件、員工信息、資產情況、海外業(yè)務資料、跨境交易記錄、其他收入來源、未結清債務以及零報稅聲明等。只有確保資料齊全、準確，公司才能順利通過稅務局的審核，成功申請零報稅。